媒体发布会邀请函派发计划

媒体发布会邀请函派发计划

一、目标

确保所有重要和相关的媒体机构都能收到我们媒体发布会的邀请函，并尽可能提高出席率。

二、邀请函内容

1. 媒体发布会的主题
2. 日期、时间和地点
3. 发布会的主要议程或亮点
4. 主办方及联系方式
5. RSVP（请回复）的截止日期

三、派发对象

1. 电视台
2. 广播电台
3. 报社
4. 杂志
5. 网络媒体（包括新闻网站、博客、社交媒体影响者等）
6. 行业特定的媒体机构

四、派发方式

1. 电子邮件：为主要派发方式，确保邀请函能及时、准确地送达。
2. 快递：对于部分重要或特别要求的媒体机构，可通过快递寄送纸质邀请函，以示尊重。
3. 电话/微信/其他社交媒体：在发送邀请函后，可通过电话或社交媒体进行跟进，确认对方是否收到邀请，并解答可能的问题。

五、时间表

1. 邀请函制作：发布会前X周
2. 收集和确认媒体联系人信息：发布会前X周
3. 首次派发邀请函：发布会前X周，以确保媒体有足够的时间安排出席。
4. 跟进和提醒：在RSVP截止日期前一周，对尚未回复的媒体进行跟进和提醒。

六、注意事项

1. 确保邀请函内容准确无误，避免误导或混淆。
2. 在派发邀请函时，尽量个性化，避免让接收者感觉像是收到了群发邮件。
3. 对于重要或特别的媒体机构，可考虑提前进行一对一的沟通，以确保他们的出席。
4. 做好记录，包括已发送邀请函的媒体机构、发送时间、跟进情况等，以便在需要时进行查阅。

以上是一个基本的媒体发布会邀请函派发计划，具体细节可能需要根据实际情况进行调整。